У нас затраты всегда были менее 100 тыщ, а отчёты мы всегда предоставляли. Директор решил, что проще отмахнуться бумажкой, чем забивать себе голову разборками со статистикой.
Но я считаю, что если отчитывается обособленное подразделение, то и затраты надо брать по обособленному подразделению.
Доказать они могут, потому что им предоставляют ещё какие-нибудь отчёты по затратам. На худой конец, могут сделать запрос. И штрафануть могут, если захотят, причём не обязательно, как Вы решили,что руководителя, как должностное лицо. Могут и предприятие в целом, как юридическое. Но отбиваться можно и нужно!