Коллеги, как вы распределяете документы по папкам в компьютере? Есть документы, с которыми все понятно, а есть такие, которые по пол часа искать приходится, чтобы вспомнить, где они создавались. То есть понятно, что некоторые просто все валят на рабочий стол, вопрос не к ним.
Пробовала раскладывать по 5 основным задачам службы ОТ, но так неудобно. Если есть хорошая практика, чтобы в документах был порядок и все легко найти, поделитесь пожалуйста.

Мне удобно, к примеру ОТ 2014, одна из папок Обучение по ОТ, а в ней папки: приказы, заявки, письма, служебные, программы, билеты (тесты), стажировка, протоколы, скан. удостоверений, договора, нормативная документация и так к примеру по каждой теме, а тем ннн количество. Реестр можно составить с переходом сразу на документ, но на это нужно время. Обычно так работают с договорами.
всего 5 ??? мед. осмотры, спец оценка, обучение, сиз, несчастные/с....(ФСС, отчеты, планы, проверки, если есть + проф. риски)
СЭС,ПБ,ПожБ не считаете

По поводу порядка ничего не подскажу, т.к. у самого с этим проблемы), по поводу поиска: у меня все направления в одной папке "Work"/ работа, если что-то ищу использую функцию поиск/search в открытой папке(правый верхний угол), вбиваю название документа или слово/цифры из названия- после этого как правило находится, главное помнить название или часть его,пол часа искать 1 документ это конечно непозволительная роскошь в наше время, удачи!

У меня папки по направлениям: ОТ, ПБ, ПромБ, ООС, ГОиЧС. Есть папка "Остальное" - там то, что не вписывается в эти направления. СЗ, приказы, предписания отдельно. Нормативка тоже. В папке ОТ папки по направлениям ОТ, в остальных - соответственно. Вроде бы удобно, но не идеально. Не все могу найти.
Была бы одна ОТ, было бы проще.

Вот-вот, и у меня то же самое. Например папку договора делать отдельной, или в СУОТ свой договор, в ППК свой.

Alexlip, согласно Постановлению от 8 февраля 2000 г. N 14 "Об утверждении рекомендаций по организации работы службы охраны труда в организации", у службы охраны труда 5 задач:
1. Организация работы по обеспечению выполнения работниками требований охраны труда.
2. Контроль за соблюдением работниками законов и иных нормативных правовых актов по охране труда, коллективного договора, соглашения по охране труда, других локальных нормативных правовых актов предприятия.
3. Организация профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний и заболеваний, обусловленных производственными факторами, а также работы по улучшению условий труда.
4. Информирование и консультирование работников предприятия, в том числе его руководителя, по вопросам охраны труда.
5. Изучение и распространение передового опыта по охране труда, пропаганда вопросов охраны труда.

Все, что вы перечислили - функции. По ГОСТ Р12.0.007-2009 у службы ОТ 6 задач, в принципе те же.

у меня в рамках ИСО работа с документацией - электронные папки соответствуют бумажным. Всего 47. И еще не нумерованные типа архив и копии документов под раздачу

Это всего 47 или только по ОТ? И что значит "копии под раздачу"?

47 это те документы, с которыми я работаю, рассортированные по направлениям. Папки с копиями - инструкций, приказов , программ обучения и т.д. , которые выдаю под роспись в подразделения. Накопировал по 10 сложил в папку.
Выглядит так:
Номенклатура дел
Отдела охраны
№ п/п Номер папки Принадлежность папки Наименование папки
1. ООТ / 01 – 1 входящие документы
ПОЧТА
2. ООТ / 01 – 2 ПРИКАЗЫ /УКАЗАНИЯ
3. ООТ / 01 – 3 ПОДРЯДЧИКИ
4. ООТ / 01 – 4 ПРЕДПИСАНИЯ
Контролирующих органов
5. ООТ / 02 – 1 исходящая документы
ОТЧЕТЫ
Охрана труда
6. ООТ / 02 – 2 ОТЧЕТЫ
ФСС
7. ООТ / 02 – 3 ДЕНЬ ОХРАНЫ ТРУДА
8. ООТ / 02 – 4 АКТЫ
9. ООТ / 02 – 5 ПРЕДПИСАНИЯ
10. ООТ / 02 – 6 ПИСЬМА
11. ООТ / 02 – 7 ЗАЯВКИ АСО
12. ООТ / 03 – 1 Внешние норм-ные документы
Законы, постановления, положения
13. ООТ / 03 – 2 Типовые отраслевые нормы выдачи СИЗ
14. ООТ / 03 – 3 ПОТ РМ
(межотраслевые правила по охране труда)
15. ООТ / 03 – 4 ПРАВИЛА БЕЗОПАСНОТИ
(Эксплуатации опасных производственных объектов)
16. ООТ / 03 – 5 Типовые инструкции
17. ООТ / 03 – 6 СНИПы
18. ООТ / 03 – 7 ГОСТ ССБТ
19. ООТ / 03 – 8 РЕГЛАМЕНТЫ
20. ООТ / 03 – 9 СВОДЫ ПРАВИЛ
21. ООТ / 03 – 10 ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
22. ООТ / 04 – 1 Внутр-ние норм-ные документы
Инструкции по пожарной безопасности
23. ООТ / 04 – 2 Инструкции по охране труда по специальностям
24. ООТ / 04 – 3 Инструкции по охране труда по видам работ
25. ООТ / 04 – 4 Инструкции по охране труда по работам, выполняемым по нарядам - допускам
26. ООТ / 04 – 5 Архив инструкции по ОТ
27. ООТ / 04– 6 ПОЛОЖЕНИЯ
28. ООТ / 04 – 7 Аттестация рабочих мест
(организационные материалы)
29. ООТ / 04 – 8 Оборудование,
Общие (акты приемки)
30. ООТ / 05 – 1 Метод-ские документы
Программы обучения и аттестационные билеты
(охрана труда)
31. ООТ / 05 – 2 Программы обучения и аттестационные билеты
(промбезопасность)
32. ООТ / 05 – 3 Программы обучения и аттестационные билеты
(пожарная безопасность)
33. ООТ / 05 – 4 Программы первичного инструктажа
по специальностям

34. ООТ / 05 – 5 Материалы для проведения обучения
по охране труда
35. ООТ / 06 – 1 Организацион-но-распорядитель-ные документы
Должностные инструкции
36. ООТ / 06 – 2 ПЛАНЫ РАБОТЫ
37. ООТ / 06 – 3 Протоколы проверки знаний (первичные) ТАК
38. ООТ / 06 – 4 Протоколы проверки знаний
(охрана труда)
39. ООТ / 06 - 5 Протоколы проверки знаний
(промбезопасноттть)
40. ООТ / 06 – 6 Протоколы проверки знаний
(электробезопасноть)
41. ООТ / 06 – 7 МЕДОСМОТРЫ
42. ООТ / 06 – 8 БЮДЖЕТ
43. ООТ / 06 - 9 ГКПЗ
44. ООТ / 06 - 10 СИЗ
45. ООТ / 07 – 1 Записи по качеству процесса Резервная папка
46. ООТ / 08 – 1 Материалы расследований
Травматизм
47. ООТ / 08 – 2 Н-1

В каком-то МДС есть перечень документов, что этого недостаточно?

Ну ничего себ! А вам удобно, что Н-1 лежат отдельно от материалов расследования? Или типовые нормы отдельно от ваших норм выдачи СИЗ?

Удобно! Выдача инструкций у нас тоже так организована, в отделе ОТ оригиналы, а в подразделения выдаём копии. Только инструкции скомпанованы по разработчикам, а не по видам. А вот в номенклатуру папок внесли по минимуму, только те, для которых установлены сроки хранения.

по материалам расследований :
Н-1 - это папка с материалами расследований по которым необходимо оформлять Акт Н-1
Вторая с материалами на которые не требуется оформления ,там же организационные материалы и другие подзаконные НТД

Я веду электронные папки примерно в таком ракурсе.
По направлениям.
1.Проверка знаний.
1.1 Протоколы Пр.зн.
1.2 НПА (касаемо првоерки занний)
1.2.1 2013, 2014 - целевые НПА по првоерке знаний по годам.
1.3 переписка с подразделениями (по вопросам првоерик занний)
1.4 переписка с вышестоящими орг. (по вопросам пров.знаний)
....
2. Контроль
2.1 Дни ОТ
2.1.1 Программы (по Дням ОТ)
2.1.2 переписка (по вопросам Дней ОТ)
2.1.3 Графики (по дням ОТ)
2.1.4 НПА по дням ОТ
2.1.4.1 2013, 2014 - целевые НПА.
2.2 Дни ПБ
...
2.3. СВТК
...
Неклассифицированные дела без конкретных направлений
3. Приказ предпроиятия
3.1. 2013, 2014 - по годам.
4 пркиазы свыше
4.1 2013. 2014.
5 переписка с подразделениями
6. переписка с вышестоящими.
7. Госконтроль
7.1. Госпожнадзор
7.1.1 2013 - по годам.
7.1.1.1 Соотв. проверка
7.2 Ростехнадзор
7.3 Госинпекция труда
И т.д.
Даже есть папка "свалка" по годам. туда вообще скидываю всякую никчемную документацию, на всякий случай.
Т.е. выделяю направления деятельности, в них виды документов и по годам.
К конкретным папкам еще пытаюсь указывать цифры по номенклатуре к текущему году, чтобы легче отногсить и нумероывать по номенклатуре и делопроизводству.