Прошу, поделитесь приказами о распределении обязанностей ОТ (не производство, а офис) и ведение личной карточки инструктажей, стажировки...!!!

Удобнее обязанности по ОТ расписать в Положении о СУОТ.

ага...например в таком - только слово министерство уберите,
поставьте" офис"

http://government-nnov.ru/?id=78241

Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) в министерстве социальной политики Нижегородской области

Может быть использована при разработке программы организациями, учреждениями органов власти и др.

А зачем нужна личная карточка (тем более офис)?
Имхо, но только лишняя бумага.
Есть журнал и все.

Могу предложить такую форму № МП-5