Сколько времени ИОТ тратит на оформление предписания, и каким образом это время можно сократить?

Что бы сократить время, а вернее его не тратить вообще, не пишите предписания, соберайте совещания, обсуждайте выявленные нарушения, пишит протокол. А на написание предписания може уходить от 5 минут, до 5 дней, в зависимости от компетенции и пронырливости инженера. Что бы писать предписания, надо во первых узаконить право товарища на выдачу предписнаний, во вторых: опеределиться с его формной, а 3-тих самое главное, что будет указываться в тех требованиях, которые кто то нарушил.

как оптимизировать время на поиск пунктов в нпа?

Как минимум, определиться со списком НПА и ЛНА, регламентирующими деятельность Вашего предприятия и выполняемых в процессе этой деятельности работ. Потом НПА приобрести (купить, скачать с инета). Систематизировать НПА и ЛНА для удобства и времени затрат на поиски нужного.
Остальное придет с опытом работы с этими документами

через поиск в ворде.... подружитесь с К+...