Джулия, спасибочки огромаднейшее. Вы мне и с инструкцие помогли тоже! Моя благодарность не знает границ. В общем я могу в приказе сослаться на инструкцию и будет мне счастье?

А я не советую писать "Замечаний нет" мне больше нравится фраза "Помещение осмотрено", как претит фраза "Состояние" больше нравится слово "Режим на момент проверки" и.т.п.
с уважением

А обязателен журнал? Или приказа будет достаточно.
Мы выходим из кабинетов у охранника расписываемся в журнале, а потом ответственный бегает проверяет все кабинеты и сдает на пульт.

Можно актом, но фиксация факта должна быть, если обратное не оговорено в приказе