Всем доброго утра.
Прошу помочь более опытных специалистов!

Произошел тяжелый НС, расследовали, перед ФСС отчитались и все бы ни чего, но...пришел запрос из прокуратуры, прислать копии заверенных документов в т.ч. подтверждения отправки указанного извещения(о НС) в органы и организации, указанные в ст.228 ТК РФ(с приложением копии реестра отправки почтовой корреспонденции, журнала регистрации исходящей корреспонденции).

Дело в том, что мы отправляли извещение по факсу и дублировали звонок получателю, чтобы убедиться в принятии извещения. Фактически на руках у нас нет доказательств отправки, но позвонив в ГИТ они подтвердили, что наше извещение было ими получено и зарегистрировано, даже дали входящий и его дату. Но вот другие органы были не так любезны.

Что делать? как отвечать на запрос?

Заранее благодарен.

Попробуйте ответить ксерокопиями телефонограмм(сообщение передал секретарь... время..., сообщение принял секретарь.... время...) А может Вы поздно вечером отправляли Факс , после окончания рабочего времени и проконтролировать прошёл он или нет, Вы не могли. Инспектор ГИТ при расследовании тяжёлого НС всегда прикладывает к документам расследования письмо, в котором на определённое число приглашаются все участники расследования, значит, в любом случае все заинтересованные стороны были оповещены.

Ксерокопии телефонограмм?

У нас есть извещение, которое мы прокатывали по факсу, ответных уведомлений о доставке факс не выдает. Кстати дублировали извещение на эл.адрес ФСС.

Можно ли как-нибудь указать помощнику прокурора на возможность запросить у органов подтверждени? или это будет совсем нагло?

Возьмите тетрадь, запишите туда организации и телефоны кому отсылали извещение, время, Ф.И.О. ,подпись того, кто отправлял и кто принял (если факс на автомате был, то так и запишите). Непонятно, зачем это прокуратуре, если расследование уже состоялось?

Писала-писала, не туда нажала, все в никуда и ушло.
Давайте рассуждать логически - случай тяжелый, расследование шло под председательством ГИТ, значит по окончании расследования предсдатель комиссии отправляет заверенные ксерокопии документов в ФСС, Инспекцию труда, прокуратуру. Поэтому первый вопрос председателю комиссии - отправлял ли он в прокуратуру документы, если нет, печально...., но ссорится с ГИТ себе дороже.... поэтому делаете пакет документов, а там есть и копии всех извещений по разным инстанциям, если не ошибаюсь - их должно быть 5, заверяете и отвозите. У меня факс фиксирует время передачи. У Вас не фиксирует ( напрягите ВАших айтишников), значит подкладываете копию, внизу которой написано - передано в прокуратуру 01 июня 2014 года в 15 час.40 мин. Передал инженер по ОТ Иванов. Будьте готовы что в Прокуратуре или в других следственных органах захотят пообщаться с директором, ИОтом, пострадавшим и свидетелями, это нормально.
Еще можно съездить с Прокуратуру "включить дуру" и у дежурного попросить под каким номером зарегистрирован Ваш факс у них в журнале, обычно говорят...

Спасибо огромное.

В предь буду умнее.

Вы говорите факс с функцией фиксации отправки... мы еле еле факс нашли, а вы говорите...=)

Пообщались с помощником прокурора, она "вроде" готова принять объяснительную от ответственного сотрудника, который отправлял извещения. Но я не доверяю прокуратуре, как и полиции (ИМХО)

У Вас в организации нет факса? У всех факсов есть функция фиксации отправки, ее надо просто настроить! ГИТ в прокуратуру документы отправил?

Я если честно даже не знаю где умудрились найти факс =)))) На объекте его нет...ответственный в отпуске, спросить не с кого.

Последний раз когда прокуратура обращалась, то собрали материалы со словами "так рядовая проверка", а в итоге нахлабучили за какое-то фуфло на юр.лицо!!! И вот так они всегда, претворяются хорошими а на деле, наплевать на расписанную в приказах личную ответственность и наказывают юр лицо!

Просто нужно скрупулезно вникать в объяснения наложения штрафов, привлекая юристов, и оспаривать, в случае несогласия с результатами проверки. А каждый раз дрожать от страха, что они что-то найдут - это не вариант ну, конечно, найдут - у них работа такая.

Поражает тот факт, к примеру, что приходит прокуратура, приводит толпу специалистов из разных областей, находят замечания(совершенно нелепые и которые не тянут даже на штраф). Им предъявляешь приказ где четко указанна ответственность должностных лиц. Они кивают головой и все равно выносят представление на юр.лицо, со словами "в компетентных органах(т.е. в тех кто нарыл эти замечания) уже решат физ.лицо или юр.лицо. А компетентные органы в свою очередь говорят "Ну прокуратура же завела дело на юр.лицо и переквалифицировать на физ лицо мы не можем". Это хорошо если замечания и вправду "плевые" за которые могут просто замечание вынести. А если чуть серьезней, то разница между физ лицом и юр.лицом примерно 140 000.

*крик души*

=))))

Не один Вы кричите , скоро все хором. Если раньше проверки были 1 раз в 3 года, а прокуратура приходила в исключительных случаях, то теперь прокуратура целенаправленно планомерно проверяет предприятия по отраслям и на проверку с собой тащит всех инспекторов, каких можно. Была команда строительство проверить- нарисовались, потом была команда транспорт проверить, опять нарисовались (это в прошлом году), а если ещё НС, то туши свет. В этом году прокуратура карьеры проверяла, но с экологом, который поднял все материалы по экологии. Уехали, а я теперь голову ломаю, ждать ли ещё плановую по экологии или она типа уже была? Единственный выход- работать так, чтобы быть готовыми в любую минуту к проверкам (нереально, но на то и расчитано)

А по срокам плановая когда? Может можно позвонить и уточнить (включить "дуру", типа у меня вот путевка заранее была куплена не знаю когда вас ждать. А ТО вы придете. А меня нет)
А чтобы быть всегда быть готовым к проверкам, наверное на работе надо жить, что тоже не реально.

По срокам должна быть в апреле, прокуратура была в мае. Я включила "дуру" и молчу как рыба об лёд, пока никто больше не приезжал и не звонил по проверкам . И хорошо.

Ну, если по срокам в апреле - спи спокойно, ихнее время истекло!

В продолжение истории, кому интересно.

Изначально был затребован ряд документов, список такой:
-извещение
-док-ты подтверждающие отправку извещения
-приказ об ответственном по ОТ
-удостоверение на ответственного
-информация о наказании лица ответственного за НС

Договорились с помощником прокурора о встрече для передачи запрошенных документов. Приезжаю, передаю все, что подготовил за исключением п.2.(объяснения обещал прислать после выхода сотрудника из отпуска) и п.5.(Виновных при расследовании не выявили).

Смотрит сотрудник документы, и тут разыгрывается диалог:
С "А где это.....?"
Я "Что это?"
С "Нуууу это......что с сотрудником то случилось"
Я "Начинаю пересказывать обстоятельства НС" - в этот момент на меня смотрит уже весь кабинет
С "Отлично, так я то как могу увидеть, что с пострадавшим"
Я "Наверное вы знали, что запрашивали" и предъявляю копию её запроса.
МИНУТА МОЛЧАНИЯ =>взгляд как будто я должен был сам догадаться, что дополнительно нужно привезти =>на моем бланке запроса пишется адрес эл.почты,
С "Пришлете по почте"
Я "И что нам дальше ожидать после ваших запросов"
С "Ни чего, живите спокойно"