1. Если решили перейти на аренду спецодежды, то может быть сделат так: Заключите договор на аренду, пока только на ту Спецодежду (СО), которую нужно сейчас покупать. Далее по истечению срока носки СО делайте допсоглашение к договору на аренду СО, на то количество СО, у которой истек срок носки. Так постепенно перейдете на аренду всей СО.
2. У нас обязанности распределены следующим образом: СОТ собирает заявки, заключает договор; начальник хозслужбы (материально-ответственное лицо), у которого есть право подписывать товарно-транспортные накладные и т.д. - принимает СО на склад, подписывает документы и отдает их в бухгалтерию (далее бухгалтера отдают в финотдел для оплаты). Далее СОТ пишет в виде служебной записки распределение СО по подразделениям (количество, размеры) и отдает один экземпляр хозяйственнику, второй в бухгалтерию. Хозяйственник выдает со склада СО в подразделения (работнику), а бухгалтер в своей программе разносит ее по подразделениям.
Личные карточки ведет руководитель структурного подразделения (на лицевой стороне карточки он даже ее подписывает).
3. Списывает бухгалтерия, после того, как руководитель подразделения принесет Акт на списание.
СО срок носки которой не больше 1 года списывается сразу после выдачи работникам. СО срок носки которой более 1 года, например 24 месяца, списывается равными долями в течение 24 месяцев. Пример костюм зимний стоит 2400 руб. каждый месяц будет списываться по 100 руб. (Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды).
На себя СО получайте только ту, которая выдается лично Вам. Получение, выдача и списание остальной СО - не Ваша забота.

Треп, спасибо за такой развернутый ответ, очень помогли. Постараюсь так все и организовать.
По поводу аренды, такой вариант был бы идеальный, но мы именно поэтому и не рассматривали с самого начала аренду, потому что они работают от 20 комплектов, а у нас только сейчас 30 набирается. Соответственно, и срок носки заканчивается в ближайшие полгода только у половины. А с учетом выданных вторых комплектов - так вообще нескоро.

А не проще заявки направлять напрямую хозяйственнику, чтобы он по ним сразу распределял СО по подразделениям?

В нашей организации, в силу определенных причин - не проще.

На моём предыдущем предприятии была такая схема. В конце месяца кладовщик по карточкам выдачи смотрит, у кого из работников срок чего из СО закончится в следующем месяце, и делает сводную заявку в отдел снабжения с указанием видов и размеров СО. Отдел снабжения закупает СО, она поступает на склад, кладовщик выдаёт её работникам. При этом карточки тех, кому надо получить СО, кладовщик откладывает отдельно, когда смотрит сроки, так ему удобнее отследить своевременность выдачи.
Это для работников, которые работают давно. А для вновь принятых на складе находится определенное кол-во спецодежды разных размеров, так называемый резерв. Наиболее ходовых размеров побольше, менее ходовых – поменьше. Из этого запаса выдаётся СО новеньким работникам и тем, у кого СО вышла из строя раньше срока. Запас пополняется по заявке кладовщика по мере выдачи СО. Например, установлено, что запас ботинок 40-го размера на складе 10 пар, а 45-го 3 пары. В текущем месяце кладовщик выдала новеньким работникам 2 пары ботинок 40-го размера и 1 пару 45-го. Значит, на следующий месяц она закажет ботинки этих размеров дополнительно к основной заявке, которую сделает по срокам в карточках. По СИЗ, у которых срок носки «до износа», тоже имеется запас, который пополняется по мере их расходования.

Это все прекрасно, но не в том случае, когда более 60 структурных подразделений находятся на территории области, кладовщика - нет, а начальник АХС один, у него в подчинении электрик и сантехник:D, есть еще и другие нюансы.

Джули-Я, спасибо, почерпаю из вашего опыта. У нас нет, к сожалению, ни хозяйственника, ни снабженца, кладовщик дефективный (в смысле, пока занимается только оформлением продукции на отгрузки) - да и склад у нас в наличии только продукции, даже материального склада нет). Начальники (мастера) все заняты запуском нового производства, все в технологии, им не до спецодежды, а начальник производства и подавно считает, что а) проведение инструктажей и инструкции по ОТ б) полное обеспечение и ведение спецодежды) в) учет отходов, организация их утилизации - это все мое.
Но в любом случае, если буду скидывать это на кладовщика, опыт бесценен.

Разговаривала с финансами и бухгалтерией, они против заключения договора на аренду, т.к много спецодежды выдано почти новой.
Кстати, если все таки ее списывать, то на основании чего? (я имею ввиду почти новую спецодежду, выданную недавно).

Честно говоря, я считаю, что отсутствие работника (работников), их недостаточная компетентность или чрезмерная занятость - не повод для Вас делать их работу. Тем более, что это Ваше замещение отсутствующих, занятых и дефективных никак не оформлено и, соответственно, не оплачивается.
А из заблуждения начальника производства может вывести обучение по ОТ и ООС. Если не поможет обучение, то первый же НС или проверка, а лучше то и другое сразу. Если и после этого до человека не допрёт, то вариант один - у вас будет новый начальник производства.
Это как раз тот случай, когда дураков учить надо!

Анна78, попробуйте сначала убедить Вашего начальника производства на основании пост 1/29, ТК РФ, Методических рекомендаций по организации службы ОТ, своей должностной инструкции, в том, что должен делать специалист по ОТ, а что должны делать руководители структурных подразделений (инструктажи, кроме вводного, ИОТ), кладовщики и т.д. Если требования НПА и разум не преобладают, то тогда будет, как написала Джули-Я. Можете еще ему штрафы распечатать.

Вообще удивительно, что начальник производства - и такой... дремучий!

Да сама удивляюсь. Вроде работал на крупных предприятиях, но убежден, что следить за всеми нарушениями на производстве должна я - "иначе зачем ты нужна", хотя объясняла уже и про трехступенчатый контроль, и всяческие Кайдзены и внутренние аудиты и Лидершипы руководителей на предприятии внедряются, в которых роль руководства по внедрению культур производства и поведения главенствующая.
В свое время сделала большую ошибку - не повторяйте! )) - что не отправляла руководство на очное обучение по ОТ, делали все "дистанционно". Теперь вот пожинаем.

Это не Ваша ошибка, это просто глубокий пофигизм конкретного работника. Человек живёт одним днём - сегодня пронесло, и ладно. А когда-нибудь не пронесёт... Что от Вас зависит, Вы для него сделали, даже больше, чем должны были. С себя Вы моральную ответственность сняли, а остальное - его личные проблемы.

Коллеги, с продлением спецодежды более-менее понятно. Но вопрос: возможно-ли продление сроков носки СИЗ, например каски, в то время как производитель как правило ограничивает период использования тремя годами?

элементарно! кто ограничил, тот и продлевает...

А если наоборот, срок носки согласно приказам Минздравсоцразвития 1-2 года, а СИЗ пришли в полную негодность уже через пол года (тапочки/туфли). Составлять акт и списывать?