В подразделении более 70 человек.
можно ли заполнять журналы инструктажей на рабочем месте ежеквартально в электронном виде (в Экселе, например), распечатывать с незаполненными графами "подпись", прошивать, скреплять печатью, а дальше проводить инструктаж и собирать "живые" подписи инструктирующего и инструктируемого? законно ли это?

Журналы должны быть рукописные, с ними, бывает, в суды ходят Протоколы допросов в милиции ведь от руки пишутся...

где указано, что они должны быть рукописными? может быть сейчас я журнал даю заполнить секретарю-делопроизводителю "от руки", а подпись сам ставлю....

И бывает так, что от правильности заполнения этого журнала зависит, отправится ли кто-нибудь в места не столь отдалённые срок мотать или нет. Так что лучше уж переписать раз в квартал 70 человек в журнал. Так спокойнее и надёжнее.

Записи в журнал заносятся по факту проведения инструктажа. Провели - записали - расписались. Как это осуществить в электронном виде?

при допросах протокол может вести кто угодно, в письменном или печатном виде, внизу ставится только подпись и живая фраза "с моих слов записано верно".


хорошо, не 70...
если я одновременно провел инструктаж с 20 людьми и принял их ответы на мои вопросы после инструктажа в один день, то могу я оформить журнал, напечатав ФИО, года рождений, профессии, номера инструкций, а подписи живые поставить?

еще раз спрашиваю - где написано, что это запрещено?

На предыдущей работе так делали. ГИТ не проверял, поэтому, насколько это законно - не знаю.

Думаю, так можно. Если форма журнала соответствует установленной, то не важно, как сделаны туда записи. У нас в одно время РСП тоже хотели так сделать. Но оказалось неудобно, т.к. на момент проведения инструктажа всё равно кто-то из работников будет на больничном, кто-то в отпуске. С ними что делать? Потом вручную дописывать? И как оформлять другие виды инструктажей, которые проводятся не так массово, как повторный?

А протоколы проверки знаний по ОТ? У нас их секретарь комиссии пишет от руки, потом оформляет в электронном виде, а потом даёт на подпись членам комиссии и работникам. Ни у кого из проверяющих претензий не было.

Я оставлял пустыми графы "дата" и "подпись". И оставлял пару листов вообще незаполненными, на случай приема на работу новых работников. Журнал делался на квартал.

А наши попробовали, запутались и стали снова писать вручную по старинке!

А у Вас НС бывали? Мы вот две папки, к сожалению, собрали. Все объяснительные и протоколы опросов от руки. Да и кадры наши требуют, что бы все заявления от руки были, никаких печатных бланков. Рукописное ведение журналов подразумевает, что вы провели беседу с работников, тут же сделали запись своей рукой и взяли подпись. Журнал в печатном виде сразу говорит о том, что инструктаж проведен не был, просто с человека взята подпись. А потом как быть с теми, кто был в отпуске, на больничном? Если работника не было более 30 дней (допустим отпуск+больничный), ему же полагается внеочередной. а вновь принятый работник? Распечатывать на отдельных листах? В таком случае открывается возможность подделки документов, задним числом. Для того журналы и прошивают, что бы нельзя было удалить страницу или дописать что-то. Протокол- ладно, можно спорить. Но журналы всегда ведутся от руки, все. И где-то на форуме, очень давно это уже обсуждалось. Не помню в какой теме, но требования нормативные, кажется есть.

именно так и хочу сделать, на квартал распечатал, пару станиц пустых сзади оставил - для вновь принятых и если надо целевой или внеочередной инструктаж, то дописывать "от руки"!

пусть только попробуют запутаться!:)

У нас бывали НС. Но все документы (протоколы, акты и др.) оформляли в электронном виде и распечатывали. Приняли без претензий. Единственное, что было написано от руки - объяснительные. Заявления в ОК тоже заполняются на бланках, только о приёме на работу и на увольнение от руки.

Чем докажете?

Оставить 2 чистых листа

Подделать по-настоящему - это расписаться за кого-то. Остальное мелочи.

Где написано?